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La dématérialisation financière – le programme Hélios – intègre progressivement un champ toujours plus important de données et documents comptables. Après la paie, les mandats, titres de recettes et bordereaux, les marchés publics, le protocole d’échange standard (PES) dans sa deuxième version s’est enrichi de nouvelles fonctionnalités avec en particulier la prise en charge des pièces justificatives et du flux « retour » (travaux en cours sur les demandes de précisions du comptable… ). Parallèlement, se met en place la dématérialisation des documents comptables, qu’il s’agisse du comptes de gestion du payeur ou, en lien avec le ministère de l’Intérieur et le programme Actes sur le contrôle de légalité, des budgets et comptes administratifs (maquettes budgétaires et données). La dématérialisation de l’ensemble de ces flux est discutée au cas par cas au sein de la structure nationale partenariale (SNP) pilotée par la DGFIP où l’ensemble des acteurs concernés sont représentés, dont l’AMGVF.

L’objectif des partenaires de la SNP est d’aboutir progressivement à une dématérialisation de la totalité des données en intégrant l’ensemble des acteurs de la chaîne comptable – ordonnateurs, trésorier payeur, préfectures et chambres régionale des comptes – afin de maximiser les avantages de la dématérialisation : réduction des délais de paiement, élimination des doublons et limitation des impressions au strict nécessaire, rationalisation des dépenses et des achats, réduction des tâches fastidieuses pour les agents…

La dématérialisation financière est engagée aujourd’hui, au moins sur un flux de données comptables, dans la quasi totalité des grandes villes, la plupart recourant à des solutions éditeur intégrant signature électronique et tiers de télétransmission, quelques-unes utilisant le « portail gestion publique » mis à disposition par la DGFIP. L’objectif affiché de la SNP est cependant d’accélérer le processus pour maximiser les bénéfices de la dématérialisation. Plusieurs leviers sont envisagés pour l’atteindre : un travail de concertation avec les éditeurs (le coût d’implantation du PES est jugé par certaines collectivités prohibitif), une sensibilisation des élus qui peuvent jouer un rôle d’impulsion et la fixation de nouvelles obligations. En effet, à compter du 1er janvier 2015, la transmission des données comptables via le PES V2 pourrait devenir obligatoire, au moins pour les grandes collectivités.

Afin de faire le point sur la dématérialisation la SNP va adresser aux collectivités un questionnaire pour recueillir leur avis sur le bilan qu’elles font de la dématérialisation et les pistes d’amélioration.

Selon le rapport de du Gouvernement au Parlement sur le contrôle de légalité, alors que les 100 préfectures sont prêtes à recevoir des actes dématérialisés, seulement 16% des collectivités utilisent ACTES. Un chiffre très modeste si l’on rappelle que le démarrage du chantier de la dématérialisation du contrôle de légalité date de 2000 mais qui est encourageant : fin 2008, ce chiffre atteignait à peine 5%. Il semble qu’ACTES profite du développement global de la dématérialisation dans la sphère État : Hélios, Insee, données sociales et bientôt l’Etat civil… et surtout de l’apparition d’entités fédératrices et « mutualisatrices » (centres de gestion, syndicat mixte…) proposant une offre  globale aux collectivités (accompagnement, tiers de télétransmission…). Le rapport se félicite du reste de cet « écosystème » né de la volonté des collectivités..

Le rapport précise qu’une nouvelle version « d’ACTES réglementaires » est en préparation pour faire face notamment à l’augmentation du nombre d’actes transmis. ACTES budgétaire, fondé sur l’utilisation de flux XML comme Hélios, est pour sa part toujours en phase d’expérimentation. « Cette extension de l’application Actes va permettre, à moyens humains constants, d’étendre et d’approfondir l’exercice du contrôle budgétaire par les services préfectoraux, grâce à des fonctionnalités de vérification automatiques des équilibres, de contrôle de cohérence et de pré-détection d’anomalies en vue d’un contrôle manuel plus approfondi » précise le rapport. Des données comptables numériques qui seront en outre compilées au niveau national plus rapidement et qui devraient être  plus facilement exploitables par le citoyen.

Si le rapport reconnait que les gains attendus par ACTES seront d’autant plus importants que les collectivités seront nombreuses à entrer dans le dispositif, il ne dit rien sur le projet évoqué en 2010 de créer un portail collectivités (gratuit et sans utilisation de tiers de télétransmission) sur le modèle du portail « gestion publique » de la DGFIP. Car le fait de devoir payer pour un service de télétransmission passe toujours mal dans les collectivités.

Depuis de nombreuses années les collectivités territoriales se plaignent d’une administration électronique en ordre dispersé du côté de l’Etat. L’exemple le plus illustratif concerne la dématérialisation comptable et financière (Hélios) et la dématérialisation des délibérations (Actes) où les protocoles et les modalités de télétransmission ne sont pas identiques… Ce message a été entendu en 2010 par la direction générale de la modernisation de l’État (DGME) mais sans apporter de résultats tangibles jusqu’à présent. Ce point est cependant repris par les 20 mesures de simplification annoncées récemment par le gouvernement (mesure 20). Mais c’est l’agence nationale des titres sécurisés (ANTS) qui est chargée de plancher sur le sujet. L’ANTS se retrouve d’ores et déjà de fait tiers de télétransmission dans le cadre de la procédure d’échange de données d’état civil. L’agence, qui va également être missionnée pour délivrer les cartes d’agents, devrait travailler en 2011 sur la « convergence » technique ACTES / HELIOS et la dématérialisation des échanges entre les communes et l’INSEE. Espérons que le dossier avancera vraiment ce coup ci.

Dans le cadre d’un livre blanc consacré à la dématérialisation des factures signé par CDC-Arkhineo et B-process, les auteurs dressent un bilan en demi-teinte du déploiement d’Hélios, projet de Bercy qui doit doter les 2665 trésoreries du territoire d’une application unique de gestion comptable pour traiter les 178 000 comptabilités pour 117 000 collectivités. « A l’été 2010, seules quelques 175 collectivités dématérialisent les données à destination des comptables, dont une partie via le portail Hélios/Gestion publique (44 500 utilisateurs). Les autres ont recours à des tiers de télétransmission homologués » note les auteurs. Et sur les 2500 collectivités les plus papivores (60% des volumes), aucune des 15 collectivités les plus grandes n’est passée à Hélios, (même si pour Paris c’est en bonne voie). Par ailleurs, l’étude souligne que cette dématérialisation est partielle – les représentants des grandes villes le rappellent à chaque réunion sur la dématérialisation… – et ne réalise donc pas tout le potentiel d’économies. Ainsi « les 108 collectivités qui ont signé une convention de dématérialisation relative aux factures reçoivent toutes leurs factures sur support papier et les scannent avant de les envoyer à leur trésorerie ». Par ailleurs, les flux de dématérialisation ne sont pas acceptés de façon identique par l’ensemble des acteurs de la sphère publique : préfectures, trésoreries, chambres régionales des comptes…Et de déplorer « qu’en l’absence d’un cadre législatif plus contraignant, l’effort d’évangélisation semble énorme et les leviers de progrès difficiles à identifier (…) même si l’on constate un intérêt certain sur le sujet ». La LME fait ainsi figure d’occasion manquée : si l’État aura l’obligation d’accepter les factures électroniques à compter du 1/1/2012, cela restera une option pour les collectivités. Mais il est vrai que ce sont aussi des industriels qui parlent…

La DGME travaille actuellement sur un projet de porte d’entrée unique dédié aux échanges entre les collectivités territoriales et les services de l’Etat. La DGME part d’un constat simple partagé par toutes les communes qui se sont engagées dans la voie de la dématérialisation : chaque ministère ou administration – DGFIP, DGCL, INSEE… – possède aujourd’hui son canal de transmission avec des normes, des procédures de sécurité ou des obligations différentes. Le cas le plus frappant est pour une délibération : si celle-ci est transmise au comptable, la collectivité peut utiliser un certificat et un portail (Gestion publique) gratuits avec des services à valeur ajoutée (suivi de trésorerie…) alors que pour le contrôle de légalité (transmission à la préfecture), la mairie doit passer par un tiers de télétransmission payant… D’où l’idée de la DGME de proposer un système de fédération d’identité doté d’un fort niveau de sécurité – façon mon.service-public.fr – pour offrir aux collectivités une porte d’entrée unique vers l’ensemble des téléservices Etat-collectivités. Si ce projet va dans le sens d’une simplification nécessaire, il semble pour le moment conçu avant tout pour les petites collectivités. Pour les grandes villes, il faudra tenir compte d’organisations complexes où chaque service ne doit pouvoir avoir accès qu’aux téléservices qui sont de son ressort. La DGME a affirmé réfléchir à la spécificité des grandes collectivités. A suivre donc.