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L’Association des Maires des Grandes Villes de France a écrit au ministère de la Justice au sujet du projet de dématérialisation des échanges de données d’état civil entre les mairies et divers administrations et organismes.

Dans ce courrier, l’association note « plusieurs évolutions positives » par rapport au projet initial. Il s’agit tout d’abord de « l’extension du champ des expérimentations, cantonné jusqu’à présent aux échanges liés à la délivrance des titres d’identité, à d’autres flux d’échanges, notamment avec les notaires et les caisses d’allocation familiales ». Il est vrai que sur ce point les mesures de simplification en matière de délivrance des titres d’identité (circulaire  Hortefeux) ont, de fait, considérablement restreint le nombre de demandes où la vérification de l’état civil sera requise. L’association fait ensuite part de sa satisfaction sur « l’intégration de la problématique des échanges de mentions marginales entre mairies au périmètre du projet » et sur « la prise en charge par l’Etat de la signature électronique dont seront dotés les officiers d’état civil des communes pour authentifier les échanges de données ». Cette signature électronique devrait en outre pouvoir être utilisées pour d’autres échanges dématérialisés avec des administrations. Enfin, le courrier exprime sa satisfaction sur le fait que l’Etat ait renoncé à créer une base de données d’état civil centralisée (un moment envisagée au niveau de l’ANTS), au bénéfice de bases de données locales, qui pourraient être hébergées par les tribunaux de grande instance.

A quelques mois du démarrage des expérimentations – plusieurs grandes villes ont fait part de leur intention d’y participer – l’association souhaite que le modèle économique et la prise en charge des surcoûts soient examinés rapidement. Les grandes villes estiment en effet que « le travail de vérification des données, la remise à plat des outils informatiques – avec en particulier la reprise des données images pour être en capacité de répondre à l’ensemble des demandes – vont en effet représenter un surcoût important pour les services municipaux ». Et de demander que les pistes évoquées par le ministère de la Justice pour limiter les surcoûts soient rapidement mises en œuvre. Il s’agit tout d’abord de la remise à plat des textes réglementant l’état civil pour faire entrer certaines évolutions logicielles dans le cadre des obligations de mise à niveau des éditeurs informatiques. Mais il est aussi envisagé de demander aux plus importants bénéficiaires des données, et en particulier les notaires qui représentent près de la moitié des demandes d’extraits, une juste contribution à un processus qui bénéficiera à l’ensemble des acteurs.

Un article du Figaro à propos du dernier congrès des notaires laisse entendre que « les notaires proposent de prendre le relais des mairies en matière d’état civil ». Et d’écrire « les notaires envisagent d’alimenter directement ces fichiers par télétransmission, et de délivrer eux-mêmes les extraits » (…°) « cette dématérialisation devrait à la fois supprimer les erreurs dues à la saisie manuelle des données, accélérer le processus et permettre aux collectivités… d’employer moins d’agents ». Ces formulations pourraient prêter à confusion : s’il est bien prévu de dématérialiser progressivement tous les flux de données d’état civil entre maries et administrations (CAF, caisses de retraites, ministère de l’Intérieur), de mairie à mairie (échanges d’avis de mentions)  et entre mairies et notaires – leurs demandes représentent 40% des demandes d’extraits auprès des mairies – il n’est pas question de sous traiter aux notaires des tâches qui sont de la compétence des mairies. En clair : le registre restera en mairie. La seule « nouveauté » est de proposer des échanges à double sens, les notaires étant à l’origine de modifications d’actes. Les notaires pourraient alors alimenter une base de données que le ministère de la Justice envisage de placer dans les tribunaux de grande instance.  Du reste les propositions officielles des notaires (propositions 1ere commission) sont claires : le texte ne fait qu’apporter son soutien à la démarche initiée par le ministère de la Justice en matière de dématérialisation tout en proposant d’utiliser leur système de sécurisation. Les grandes villes souhaitent pour leur part  depuis le départ du projet de dématérialisation des données d’état civil que les notaires soient partie prenante.

Le 30 avril dernier le ministère de la Justice a organisé une réunion pour faire le point sur le projet de dématérialisation des échanges de données d’état civil entre administrations publiques. Les grandes villes, particulièrement concernées par ce dossier, étaient largement représentées à cette réunion.

Plusieurs avancées significatives ont été présentées à cette occasion.

• Le périmètre de la dématérialisation, initialement cantonné aux titres d’identité sécurisés (passeports et CNIE), a été élargi comme l’avait demandé explicitement l’AMGVF. Au-delà des titres d’identité, il s’agit de dématérialiser l’ensemble des flux de données : avec les administrations sociales, avec les notaires tout comme l’échange des mentions marginales entre mairies. Il faut dire que la nouvelle circulaire sur la délivrance des titres d’identité – qui dispense le demandeur d’avoir à produire un justificatif d’état civil sauf pour les primo-demandeurs – a contribué à cet ajustement.
• Ce projet s’inscrit désormais dans le cadre général de la protection des données personnelles et sous le contrôle de la CNIL qui sera attentive au respect de la finalité et à la pertinence des données traitées, ainsi qu’à la bonne application des règles de sécurité et de confidentialité.Le projet d’expérimentation sera à ce titre examiné par la CNIL.
• La signature électronique, indispensable à la sécurisation des échanges, sera fournie gratuitement par l’Etat aux collectivités territoriales. Celle-ci pourra en outre être utilisée pour d’autres échanges dématérialisés avec l’Etat (contrôle de légalité, finances, INSEE, etc.). Pour simplifier le travail des agents d’état civil sera mis à leur disposition un parapheur électronique autorisant une signature par lots.
• L’organisation du circuit de dématérialisation a été sensiblement revue avec la constitution au niveau des tribunaux de grande instance et sous l’autorité des procureurs, d’une base de conservation des données dématérialisées d’état civil. Ce projet, baptisé Portalis, permettra à terme aux grandes villes de disposer d’une copie de sauvegarde de leur registre. Toutes les communes disposeront d’un accès à leurs données d’état civil.
• Les expérimentations, programmées pour la fin de l’année, pourront porter sur un champ restreint : une mairie d’arrondissement, une tranche d’âge, uniquement les échanges de données avec les notaires, etc.

Ces avancées, fruit d’une concertation entre l’Etat et les collectivités, vont dans le bon sens mais des incertitudes demeurent sur l’impact financier et la compensation des charges de saisie. Pour le ministère de la Justice, la charge de la saisie repose sur l’entité demandant l’extrait d’état civil (notaire, CAF…)  « les communes n’ayant qu’un travail de vérification des données », susceptible d’être pour partie automatisé grâce aux logiciels d’état civil. Ce point est contesté par les grandes villes qui font valoir que les communes avaient l’habitude de fournir des copies intégrales dans la grande majorité des cas alors que le projet est fondé sur l’échange d’extraits. Le travail de vérification des données prendra en outre d’autant plus de temps que beaucoup de grandes villes disposent de bases de données images . De même, pour ce qui concerne les échanges d’avis de mentions, aucune aide financière n’est prévue par la direction générale de la modernisation de l’Etat qui pilote ce projet. Le ministère de la justice a cependant évoqué un texte réglementaire pour faire entrer les échanges de mentions dans le champ des évolutions logicielles que les éditeurs ne peuvent pas facturer. Pour l’association des maires de grandes villes il est indispensable que ce point charges/compensations soit traité avant même le démarrage des expérimentations.

Article paru dans Grandes villes Hebdo 826

Une délégation de l’Association des Maires de Grandes Villes de France* a été reçue, le 27 janvier dernier, au ministère de la Justice et des Libertés pour une réunion de travail, présidée par la directrice des Affaires civiles et du Sceau, sur le projet de la dématérialisation des échanges de données d’état civil. Le ministère de la Justice et des Libertés et le ministère de l’Intérieur, de l’Outre-Mer et des Collectivités territoriales ont initié ce projet car il leur paraît nécessaire dans la chaîne de sécurisation de la réalisation des nouveaux titres d’identité. Appliqué dans un premier temps aux passeports “biométriques“, le système a vocation à s’appliquer à l’ensemble des échanges : que ce soit avec les organismes sociaux (CAF, caisses de retraites…), les notaires ou l’Institut national de la statistique et des études économiques (Insee).

Tenir compte des bases de données images des villes
Pour le ministère de la Justice, l’objectif serait à la fois de réduire les possibilités de fraude à l’état civil et de mettre fin à certaines pratiques. Beaucoup de communes délivrent en effet des copies et non des extraits d’actes d’état civil. Or, les copies peuvent comporter des données d’ordre personnel (mention d’adoption, de changement de sexe…) qui sont confidentielles. Le ministère s’appuie sur ce qui lui paraît une “illégalité“ pour exiger des mairies la transmission de données et non d’images (registre numérisé par scanner). Les représentants des grandes villes ont, à ce sujet, fait observer au ministère que la fourniture d’extraits était l’exception – surtout depuis la suppression des fiches d’état civil et la pratique de la numérisation des registres – parce que la plupart des actes ne comportent pas de données confidentielles en marge. La fourniture d’extraits est donc limitée aux cas où figurent sur le registre de telles données non communicables. Le ministère a convenu que le projet devrait tenir compte de cette réalité et du fait qu’une partie des grandes villes étaient dotées de bases de données images.

Une charge de travail supplémentaire, avec quel financement ?
Ils ont également souligné que le nouveau système engendrerait une charge de travail supplémentaire par rapport à la situation actuelle. Aujourd’hui, les villes transmettent à l’Etat une copie d’acte ; demain, il s’agira de transmettre des données structurées. Si l’usager pourra renseigner lui-même les informations de base, celles-ci devront être vérifiées et complétées (ascendants, par exemple) avant leur télétransmission sécurisée à l’Agence nationale des titres sécurisés (ANTS). Les grandes villes ont demandé à ce que l’Etat et/ou les autres bénéficiaires du système (CAF, notaires…) contribuent au financement de la saisie, cette dernière profitant en effet à l’ensemble des acteurs en la matière.

Des délais allongés ?
Le nouveau système risque, en outre, d’accroître le délai de délivrance pour l’usager. Aujourd’hui, ce dernier doit se rendre à sa mairie de résidence avec un dossier complet (photo, extrait de naissance, etc), avec le nouveau système la demande sera effectuée en ligne ou en mairie de résidence, puis il faudra attendre la réponse de la mairie de naissance (sur laquelle pèsera la nouvelle procédure de vérification) pour enclencher la production du titre. Le délai perçu par l’usager risque donc d’être allongé.

Vers une base de données d’état civil nationale
Le nouveau système va, par ailleurs, conduire à la constitution d’une base de données d’état civil nationale – certes incomplète puisque c’est au niveau des mairies que les événements de vie sont répertoriés – mais les représentants des grandes villes se sont interrogés sur les risques pour les libertés publiques engendrés par cette base.

Un décret pour une expérimentation au deuxième semestre de 2010
L’ambition du ministère de la Justice et des Libertés est d’organiser une expérimentation des échanges dématérialisés dans le courant du deuxième semestre de 2010. Cette dernière reposera sur un décret visant uniquement une vingtaine de communes qui seront volontaires. Le projet de décret présenté en réunion comporte certaines avancées par rapport aux versions qui avaient circulé auparavant : il ne concerne que l’expérimentation (pendant 18 mois) et est limité aux passeports ; il affirme la coexistence du support papier et d’un échange dématérialisé, les communes transmettant du papier n’auront pas l’obligation de demander un accusé de réception. Avant de s’engager éventuellement plus avant dans cette expérimentation les représentants des grandes villes ont demandé que le décret précise le modèle économique (financement) et l’organisation technique (modalité de la vérification des données, signature électronique).

* Ont participé à la réunion : Amina Benourgha-Jaffiol, adjointe au maire de Montpellier, Sylvie Grisey, adjointe au maire de Mulhouse, Yves Ollivier, adjoint au maire du Mans, accompagnés de proches collaborateurs spécia¬listes du dossier, ainsi que Jean-Paul Brandela, délégué général à la modernisation, représentant la ville de Paris.

L’agence nationale des titres sécurisés (ANTS), en lien avec la DGME et le ministère de la justice, a entamé un vaste chantier : celui de la dématérialisation des échanges de donnes d’état civil entre « professionnels » (mairies, intérieur, notaires, CAF…). Le premier objectif du projet est de « sécuriser » les échanges de données d’état civil afin d’éviter la fraude à l’identité qui aboutit à produire de « vrais » titres d’identité sécurisés avec des données usurpées.

Le dispositif retenu a été très bien décrit dans cet article de Localtis.

A l’occasion des réunions organisées par l’ANTS les mairies, tout en adhérant aux objectifs de simplification et de dématérialisation, ont fait part d’un certain nombre de remarques. Le dispositif- tel que conçu actuellement, risque en effet de se traduire par un alourdissement des tâches pour les officiers d’état civil. Parmi les remarques de villes, on mentionnera plus particulièrement :

1) Aujourd’hui, la plupart des communes ont dématérialisé leurs actes sous forme d’images (et non de données) en menant de vastes campagnes de « scanérisation ». Même si il est envisagé dans le dispositif ANTS de faire peser la charge de travail sur les usagers (formulaire Cerfa prérempli et vérifié en mairie), la comparaison des données à l’écran avec les registres, et la ressaisie intégrale de l’acte avec les mentions (autant tout dématérialiser d’un coup pour être en mesure de répondre non seulement aux demandes pour les titres d’identité mais aussi les autres) prendra beaucoup de temps.
2) Le dispositif de signature électronique doit être aussi simple que possible (utilisation d’un parapheur électronique) pour, là encore, ne pas alourdir la tâche des agents.
3) La dématérialisation de l’état civil ne peut être pensée uniquement dans le cadre des passeports/CNIE. Il ne faudrait pas reproduire ce qui s’est passé – au moins au début – pour les actes administratifs et comptables (ACTES et Hélios) avec la coexistence de systèmes et de normes différents.