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Le 30 avril dernier le ministère de la Justice a organisé une réunion pour faire le point sur le projet de dématérialisation des échanges de données d’état civil entre administrations publiques. Les grandes villes, particulièrement concernées par ce dossier, étaient largement représentées à cette réunion.

Plusieurs avancées significatives ont été présentées à cette occasion.

• Le périmètre de la dématérialisation, initialement cantonné aux titres d’identité sécurisés (passeports et CNIE), a été élargi comme l’avait demandé explicitement l’AMGVF. Au-delà des titres d’identité, il s’agit de dématérialiser l’ensemble des flux de données : avec les administrations sociales, avec les notaires tout comme l’échange des mentions marginales entre mairies. Il faut dire que la nouvelle circulaire sur la délivrance des titres d’identité – qui dispense le demandeur d’avoir à produire un justificatif d’état civil sauf pour les primo-demandeurs – a contribué à cet ajustement.
• Ce projet s’inscrit désormais dans le cadre général de la protection des données personnelles et sous le contrôle de la CNIL qui sera attentive au respect de la finalité et à la pertinence des données traitées, ainsi qu’à la bonne application des règles de sécurité et de confidentialité.Le projet d’expérimentation sera à ce titre examiné par la CNIL.
• La signature électronique, indispensable à la sécurisation des échanges, sera fournie gratuitement par l’Etat aux collectivités territoriales. Celle-ci pourra en outre être utilisée pour d’autres échanges dématérialisés avec l’Etat (contrôle de légalité, finances, INSEE, etc.). Pour simplifier le travail des agents d’état civil sera mis à leur disposition un parapheur électronique autorisant une signature par lots.
• L’organisation du circuit de dématérialisation a été sensiblement revue avec la constitution au niveau des tribunaux de grande instance et sous l’autorité des procureurs, d’une base de conservation des données dématérialisées d’état civil. Ce projet, baptisé Portalis, permettra à terme aux grandes villes de disposer d’une copie de sauvegarde de leur registre. Toutes les communes disposeront d’un accès à leurs données d’état civil.
• Les expérimentations, programmées pour la fin de l’année, pourront porter sur un champ restreint : une mairie d’arrondissement, une tranche d’âge, uniquement les échanges de données avec les notaires, etc.

Ces avancées, fruit d’une concertation entre l’Etat et les collectivités, vont dans le bon sens mais des incertitudes demeurent sur l’impact financier et la compensation des charges de saisie. Pour le ministère de la Justice, la charge de la saisie repose sur l’entité demandant l’extrait d’état civil (notaire, CAF…)  « les communes n’ayant qu’un travail de vérification des données », susceptible d’être pour partie automatisé grâce aux logiciels d’état civil. Ce point est contesté par les grandes villes qui font valoir que les communes avaient l’habitude de fournir des copies intégrales dans la grande majorité des cas alors que le projet est fondé sur l’échange d’extraits. Le travail de vérification des données prendra en outre d’autant plus de temps que beaucoup de grandes villes disposent de bases de données images . De même, pour ce qui concerne les échanges d’avis de mentions, aucune aide financière n’est prévue par la direction générale de la modernisation de l’Etat qui pilote ce projet. Le ministère de la justice a cependant évoqué un texte réglementaire pour faire entrer les échanges de mentions dans le champ des évolutions logicielles que les éditeurs ne peuvent pas facturer. Pour l’association des maires de grandes villes il est indispensable que ce point charges/compensations soit traité avant même le démarrage des expérimentations.

Une réponse à to “Dématérialisation des données d’état civil : des avancées mais toujours des incertitudes sur l’impact financier”